Digitalización de un negocio local

Un negocio pequeño de jardinería y mantenimiento, con equipo propio y toda la gestión en un Excel. La web estaba recién estrenada, pero nadie sabía si traía clientes. Las facturas se hacían y se corregían a mano, y las nóminas y las facturas de proveedores se perdían entre correos.

El problema no era una herramienta concreta: cada pieza iba por su lado y ninguna hablaba con las demás. Así que, en lugar de poner parches, planteé una digitalización completa, por capas y sin pagar licencias.

Lo ordené siguiendo el recorrido de un cliente local: busca, encuentra, confía, contacta y, si queda contento, recomienda. Cada capa resuelve un tramo de ese recorrido y le pasa datos a la siguiente.

• Visibilidad: aparecer cuando alguien busca un jardinero en su zona.
• Confianza: reseñas reales y una web que responda a lo que se busca.
• Medición: saber de dónde llega cada contacto, también desde el papel.
• Operación: que el día a día no dependa de un Excel y que el marketing viva dentro de la herramienta que el negocio usa cada día.

Todas las decisiones siguen tres reglas: coste cero en herramientas, datos alojados en la UE y no obligar a nadie a cambiar su forma de trabajar.

Para un negocio local, el Perfil de Empresa de Google suele pesar más que la propia web, porque es lo primero que se ve en el mapa y en la búsqueda. Lo trabajé junto con la web en WordPress. Y como un perfil sin reseñas no convence, monté un sistema para conseguirlas que no depende de que alguien se acuerde: un cartel en español y en inglés con un QR que lleva directo a dejar la reseña, y un botón en la app que la pide por WhatsApp en un toque al acabar el trabajo.

En la parte técnica, limpié la indexación. WordPress generaba por su cuenta páginas de archivo (autor, categorías, etiquetas) sin contenido propio. Las saqué del índice con Yoast, pedí la indexación de las páginas que sí importaban y forcé un nuevo rastreo cuando Google seguía mostrando el título antiguo de la plantilla.

Monté la medición desde cero. Google Tag Manager es la única puerta de entrada y GA4 va configurado dentro de él, no con el código suelto, para poder añadir eventos sin tocar la web. Search Console está verificado como propiedad de dominio.

La conversión es el clic al botón de WhatsApp, porque es el canal por el que de verdad contactan los clientes. Antes de fiarme de los datos, audité la configuración: desmarqué eventos clave que GA4 traía de plantilla y que nunca se disparaban, y activé el filtro de tráfico interno, que se había quedado en modo prueba y no excluía nada.

Lo offline también se mide. El QR de la tarjeta de visita lleva a la web con parámetros UTM, así que esas visitas aparecen en Analytics como «tarjeta / qr» en lugar de mezclarse con el tráfico directo. Es la única forma de saber si el papel que se reparte trae a alguien.

Después lo crucé todo en un dashboard de Looker Studio. Search Console cuenta lo que ve Google antes del clic y GA4, lo que hace la gente después; por separado, cada uno cuenta media historia. El panel está pensado para leerse en diez segundos: arriba, si la web va bien o mal; debajo, qué búsquedas tienen margen y en qué páginas se pierde la gente.

El Excel no se podía cambiar por cualquier programa de facturación. El negocio necesitaba sus facturas con el formato de siempre, una agenda para el equipo, un sistema de fichaje y un sitio donde cada trabajador viera solo lo suyo. Ninguna herramienta gratuita cubría todo eso, así que desarrollé una app web a medida que se instala en el móvil como una aplicación más.

• Agenda: los trabajos del día con «cómo llegar», tareas, fotos de antes y después y un fichaje que funciona sin cobertura.
• Facturas y presupuestos: el formato de siempre, en PDF, enviados desde el correo del negocio. Cualquier cambio en una factura queda registrado con el motivo, quién lo hizo y cuándo.
• Clientes: con sus ubicaciones en el mapa y las próximas acciones pendientes.
• Equipo con permisos por rol: un trabajador solo ve sus trabajos, nunca precios ni clientes. Lo controla el servidor, no solo la pantalla, y está cubierto con tests.
• Registro de jornada: firmado desde el móvil, con el mismo formato que pide la asesoría.
• Envío trimestral a la asesoría: un ZIP con todas las facturas y un Excel resumen.

Para alojarla elegí Cloudflare (Workers, base de datos D1 y almacenamiento con jurisdicción UE). Supabase, en su plan gratuito, pausa el proyecto tras una semana sin uso, y Vercel Hobby no permite uso comercial. Un negocio que factura de mes en mes no puede depender de eso.

Un dashboard no sirve de mucho si está en una herramienta que el negocio nunca abre. Por eso la app tiene su propio apartado de Marketing, solo para administradores:

• Métricas de la web: visitas, de dónde llegan (la tarjeta de visita incluida), páginas más vistas y dispositivo. Y, de Google, impresiones, clics, posición media y qué se busca. Los datos se leen de las APIs de GA4 y Search Console con una cuenta de servicio de solo lectura, se guardan por meses y se actualizan solos cada mañana.
• Pedir una reseña: un mensaje de WhatsApp listo, en español o en inglés, con el enlace de reseñas.
• Materiales: la tarjeta y el cartel diseñados en Canva, junto con lo que se suba desde la app, siempre a mano para imprimirlos o enviarlos.

Así, en el mismo sitio donde factura, el negocio ve si la web le trae clientes sin tener que aprender Analytics.

Las tareas repetitivas las automaticé con Make, en su plan gratuito, y con tareas programadas del propio servidor:

• Envío desde el correo del negocio: la app genera el PDF de la factura, el presupuesto o la nómina, y Make lo envía desde Outlook. El cliente lo recibe desde la dirección de siempre.
• Correo entrante: Make vigila una carpeta de Outlook y pasa cada PDF a la app, que lo clasifica sola (factura de proveedor, nómina, registro de jornada o documento de la empresa) y averigua de qué trabajador y de qué mes es leyendo el nombre del archivo, el asunto y el texto. Si un PDF trae las nóminas de varios trabajadores, lo separa por páginas, y el mismo archivo nunca entra dos veces.
• Avisos al móvil: los trabajos del día a las 7:00, las facturas mensuales pendientes, un recordatorio para los proveedores que no mandan la factura por correo y la firma del registro de jornada cada día 1.
• Mantenimiento: copias de seguridad semanales y métricas de marketing al día cada mañana.

El escenario del correo entrante se ejecuta cada cinco días y no a diario, porque es suficiente para el ritmo del negocio y deja margen de sobra en las 1.000 operaciones mensuales del plan gratuito. Además, lleva activada la opción de datos confidenciales para que Make no guarde el contenido de nóminas y facturas en su historial.

Trabajar con facturas y nóminas obliga a hacerlo bien:

• Datos alojados en la UE y acceso mínimo por rol.
• RGPD: desde la ficha de un cliente se pueden descargar sus datos o anonimizarlo, conservando las facturas el tiempo que exige la ley.
• Preparada para Verifactu: numeración sin huecos, registro de cambios y campos reservados para el hash encadenado y el QR.
• Nada se pierde: lo que se borra pasa antes por una papelera.

Todo está documentado en un manual pensado para el negocio, no para programadores. Explica qué hace cada apartado, cómo instalar la app en el móvil, cómo funcionan los avisos, cómo restaurar una copia de seguridad, cuánto cuesta cada servicio (0 € al mes en total) y cómo montar las automatizaciones paso a paso. Si mañana no estoy yo, cualquiera puede mantenerla.

Pasamos del Excel a la app con 217 facturas y 24 clientes migrados. Ahora las facturas se crean, se envían y llegan a la asesoría desde el mismo sitio, y los documentos que antes había que buscar entre correos aparecen solos donde toca. Todo ello por 0 € al mes en herramientas.

En la web, el primer periodo de medición (30 días) dejó una base real: 356 impresiones en Google, 22 clics (un CTR del 7 %), 28 sesiones y una tasa de conversión del 8 %. También dejó una oportunidad clara: hay búsquedas con buena posición pero sin clics, y eso se trabaja reescribiendo títulos y descripciones, no subiendo posiciones.

Digitalizar no es meter herramientas, sino quitar fricción. Por eso la app reproduce el formato de sus facturas y la plantilla de la asesoría, y el marketing está donde el negocio ya trabaja, en lugar de obligar a nadie a cambiar su forma de hacer las cosas.

También aprendí a ser prudente con los datos: con 28 sesiones, una tasa de conversión es una pista, no una certeza. El siguiente paso es ganar volumen y medir los otros puntos de contacto, como las llamadas o el formulario, que hoy no se registran, para entender mejor el recorrido del cliente.